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Affaires & Entreprise
Microsoft Teams : comment allier efficacité des équipes, DevOps et confinement
11 juin 2020
par Jean-Paul Lizotte

Contrairement à beaucoup d’autres, mon concept de DevOps n’est pas celui d’un nouveau guru indispensable aux opérations. Au contraire il s’agit d’une collection de principes et de pratiques qui rapprochent les équipes de réalisation et d’exploitation. À cette fin, on doit mettre en place des processus qui aident les gens, et les accompagner des bons outils. Souvent j’ai l’impression d’être un sournois. Je ne manque pas une chance de faire un jiu-jistu organisationnel pour rendre le travail plus facile le plus agréable. J’ai reçu un énorme coup de pouce quand notre partenaire Microsoft a lancé son outil de collaboration « Teams ». Le Ops dans DevOps, parfois je m’imagine que ça veut bien dire opportuniste, car je le suis.

Pas qu’il n’existait rien de semblable ou que c’était impossible de faire ce qu’on peut faire maintenant avec l’aide de Teams, mais la simplicité et l’intégration, à mon humble avis, sont inégalées sur le marché. L’intégrité, la fiabilité et le niveau de maintenance qu’offrent les produits de Microsoft (leurs détracteurs diront ce qu’ils voudront) amoindrissent mon souci quotidien sur la pérennité de nos solutions internes. Notre partenaire Microsoft s’assure généralement que tout est facile pour nous. Mais en ce qui concerne Teams, à part avec une intégration particulière et personnalisée, une attention de la sorte n’a pas été vraiment nécessaire.

Et puisque ma spécialité c’est de réorganiser le travail, le défi est de taille avec la venue du confinement. Alors, quels sont les ingrédients pour garder ses équipes efficaces quand tous les membres qui les composent sont contraints d’être en télétravail, et ce, pour une période indéterminée ?

Teams, ou comment développer l’efficacité des équipes

Si je devais englober en trois phrases l’essence de ce que Teams apporte, ce serait : intégration facile, communication améliorée, cohésion renforcée. C’est certain que l’intégration est une préoccupation quotidienne. Je parle d’intégrité des équipes autant que de la cohésion des outils. Dans notre méthodologie, le scrum du matin est absolument nécessaire. La synchronisation et la communication efficace dépend d’un point de contact facile et rapide, Teams est certainement une façon facile d’y arriver. Que ce soit pour faire une maquette au tableau, partager son écran pour expliquer un cas, un incident ou une situation particulière (ça bogue sur mon poste) les meetings Teams sont d’une aide précieuse.

L’échange de documents et la centralisation de ceux-ci, via le « Sharepoint » intégré, nous aide à retourner souvent dans un contexte qui autrement pourrait être fébrile à partager. En effet, il est maintenant aisé de revenir dans une discussion antérieure et retrouver les pièces jointes dans la discussion en soi, ou de simplement consulter l’onglet des documents pour y voir tout ce qu’on a balancé en direction d’un collègue.

J’adore les onglets dans les Teams. Entre les tableaux de bords PowerBi qui exposent et rendent objectives les métriques d’efficacité et l’intégration de Azure DevOps, j’ai l’impression de pouvoir tout trouver d’un coup d’œil. Oh et en parlant de celui-ci, j’aime aussi le fait qu’on peut ajouter des items de travail dans une discussion. Le « contexte » du travail est souvent le point faible de la collaboration à distance, de ne pas savoir de quoi on parle est un frein, trop fréquent, que ça n’arrive qu’une fois par jour. Teams l’éclipse de toutes les façons imaginables.

Le fait que notre calendrier et que nos rencontres nous sont notifiées, comme les autres messages dans les discussions, aussi nous aide à garder la cadence. Parce que la cadence est aussi une façon de rester organisé. Sans vouloir trop s’accrocher sur les métaphores, avoir un même diapason ou un rythme semblable a été critique pour maintenir la viabilité des applications critiques de nos clients. Le «où», le «quand» et le «quoi» que nous sommes, se définit par notre aptitude à rester synchronisés.

Avec les notifications intégrées de Teams, on a su quand les événements importants ont eu lieu, que ce soit une borne moyennement importante, quand les tests unitaires ont été intégrées ou quand un déploiement est en cours dans l’environnement des essais. Il restera trivial, même après notre confinement collectif, de garder les équipes et les propriétaires informés des actions et les différents stages de la mise en opération de leurs applications.

Microsoft Teams et efficacité d'équipe

Teams, c’est aussi renforcer la cohésion et la communication

Si je semble avoir passé beaucoup de temps sur l’intégration c’est bien parce que la cohésion et la communication, je le répète encore, sont les ingrédients les plus critiques à maintenir avec le travail décentralisé. Reste-t’il que l’aspect libertin et même parfois ludique de Teams n’est pas à négliger.

Nous avant crée des aires « déstructurées » libres de contraintes organisationnelles, où les gens peuvent être à la fois créatifs et conviviaux entre eux. Il est aussi possible de discuter avec un collègue d’une autre équipe et qui a des préoccupations complètement différentes, soit pour des raisons officielles, que simplement pour se détendre un peu. Le changement d’air et la nouvelle perspective que nous offre quelqu’un à l’écart de nos préoccupations immédiates, sont très rafraîchissants, voire nécessaires.

Une aire de rencontre « machine à café » a ainsi vu le jour. Elle est en train de devenir une place pour échanger une fois par jour, pour se donner le sentiment d’être encore tous dans la même famille, unis dans un même effort. Or, les « 5 à 7 » virtuels sont aussi devenus une réalité. Grâce à la facilitée de se rencontrer en très grand nombre avec Teams, et l’échange rapide d’hyperliens ou d’écrans, des jeux et des blagues circulent sans effort. Cela enlève une pression psychologique d’avoir à maintenir un sérieux et une isolation constante.

Nous avons aussi créé des aires ou les gens peuvent expérimenter. Nous avons rendu « propriétaires » les développeurs, les gestionnaires et les gens du marketing, dans certaines équipes Teams. Puisque Teams est constamment en évolution cela leur donne la chance d’essayer de nouvelles fonctionnalités et d’intégrer de nouveaux outils pour en faire l’essai et le rodage, pour ensuite les proposer à l’ensemble de l’organisation. L’expérimentation est un aspect critique dans nos principes DevOps.

À date, ils ont découvert des façons de s’assurer que les spécifications sont conformes et que la valeur demandée dans les changements sont adéquats, ils ont l’autonomie d’ajouter les fonctionnalités ou de communiquer leurs propres besoins aux différentes équipes et notamment celle de l’exploitation. Au grand plaisir de tous, les réponses sont rapides, efficaces et conviviales.

Communication et l’approche DevOps, les clés du succès

Car si on apprend quelque chose dans cette nouvelle aventure « distribuée » qu’est le confinement, c’est que la communication efficace nécessite des efforts supplémentaires et c’est souvent imposé à la personne qui sollicite l’aide d’un autre. Teams a un peu démocratisé cet effort et l’a certainement minimisé. En effet d’avoir offert un rapprochement, une facilité d’être à la fois vocal et visuel, Teams a rendu la communication plus structurée. Et par la bande, a exigé une organisation plus cohésive mais l’a aussi poivrée de nouvelles possibilités.

Mon attrait pour l’intégration des outils et des processus au service des utilisateurs est certes apparent. Mais quand ces utilisateurs sont parfois hyper-techniques ou des personnes qui planent à 10000 mètres au-dessus des technologies, je suis content d’avoir Microsoft et Teams dans mon coin en ce moment. Je me vois mal faire le collage de tous les outils disparates, pour arriver à faire ce dont nous avons besoin et ce que nous avons découvert depuis, avec les autres suites d’outils.

Être confiné ce n’est pas être impuissant. Chez Emyode, nous étions habilités à naviguer au travers ce défi et garder l’efficacité des équipes. Et je suis content de pouvoir annoncer qu’il pourrait tout aussi bien être aussi facile pour vous en intégrant Microsoft Teams. Et je vous invite, au besoin, de nous en parler!

À bientôt.