INTRODUCTION

On ne le réalise peut-être pas, mais l’estimation de temps fait partie de notre vie quotidienne. Et oui, même pour les tâches que nous faisons de façon régulière, il faut planifier du temps. Par contre, si on parle de processus d’affaires, vous serez d’accord qu’une saine gestion de projet serait impossible sans y intégrer un volet « estimation de temps ».

(NDR : Ce document n’est pas une formation sur la méthode mais plutôt une description à haut niveau pour vous aider à comprendre l’essence d’une telle approche. Aussi, je tiens à préciser qu’il existe plusieurs types de méthode d’estimation de temps, qui suivent différentes approches et différentes variantes. Libre à vous de choisir la méthode qui répond le mieux à vos besoins, et de l’adapter comme bon vous semble.)

QUOI

« Notre objectif ici est de vous amener à considérer certains aspects que nous avons tendance à oublier, avec le temps, ou à prendre pour acquis dans nos estimations. »

Vous remarquerez en lisant cet article qu’il semble y avoir un lien assez direct avec la gestion de projet et vous aurez raison.

De plus, nous parlons aussi de gestion du risque, mais sans aller trop loin côté détails (pour en savoir plus, je vous réfère à mon récent article sur la Méthode de gestion du risque), parce qu’il faut aussi prendre en ligne de compte le volet « risque » lors d’une estimation de temps et d’effort.

QUAND

Bon, d’accord… je crois que vous comprenez un peu l’idée, alors allons-y!

COMMENT

Dans un environnement d’affaires, nous faisons souvent face à une pression externe pour faire bouger les choses plus vite, les rendre moins cher, les vendre de façon plus abordable, etc. Et lorsqu’on est un directeur du Bureau de gestion de programme, par exemple, ces préoccupations font partie de notre exercice quotidien. (Gardez l’œil ouvert pour mon article sur le Bureau de gestion de projet, à venir prochainement.)

En bref, il n’y a rien de bien sorcier! Tous les projets de ce monde doivent être gérés d’une manière ou d’une autre, toutefois un des facteurs clés est de savoir estimer « combien de temps ça va prendre » pour pouvoir rencontrer nos objectifs. Et peu importe, il faut rester RÉALISTE dans nos estimations de temps. Comme organisation, vous aurez à décider soit de couper certaines tâches ou en absorber les coûts, par exemple. Aussi, il est important de garder en tête que nous parlons ici d’ESTIMATION de temps et non de PROJECTION… il y a une différence et nous en reparlerons plus tard.

Voici ce que vous devriez prendre en considération lorsque vous faites une estimation de l’effort nécessaire aux différents volets d’un projet :

• EFFORT : Effort de base en temps pour exécuter la tâche.
• CONTINGENCE (Buffer) : S’ajoute comme complément à certaines variables contrôlables.
• FACTEUR DE RISQUE : Effort additionnel résultant d’un élément associé au risque et applicable à la tâche.
• GESTION DE PROJET : Effort nécessaire à la coordination du projet.

Chez Emyode, nous considérons ces éléments comme une séquence, et ils sont cumulatifs, alors que d’autres items sont traités comme des ajouts. Tout ceci sera expliqué dans les sections qui suivent. Veuillez noter que nous ne prenons pas en considération ici le concept de Modèle de prix et ses variables : Facturables, Charges applicables, Dépenses, etc.

Et nous ferons aussi référence à ce que nous appelons nos RÈGLES D’OR, qui n’est ici qu’un terme lié aux bonnes pratiques apprises et acquises par Emyode avec son expérience sur le terrain.

SÉQUENCE

Avant d’embarquer dans les détails sur chacune des sections de la séquence, voici les cinq éléments clés pour Emyode qui sont toujours pris en considération lorsque nous effectuons une estimation.

Débutons par le premier :

• EFFORT (HR) : Sans trop s’éparpiller dans les détails sur les façons d’estimer l’effort, c’est un peu ce que nous faisons tous les jours dans nos équipes avec nos sessions de Grooming et de Planification. Toutefois, si vous devez prendre en considération l’ajout de temps supplémentaire (Overtime) parce qu’il y a impact sur les coûts, assurez-vous de le calculer séparément. Votre suivi budgétaire en sera simplifié.

RÈGLES D’OR

• TEMPS SUPPLÉMENTAIRE (Over Time – %) : Parfois le travail doit être effectué en temps supplémentaire. Certes les règles varient selon les organisations sur le moment où du temps régulier devient du temps supplémentaire, mais vous savez que ça peut arriver et que vous aurez à y faire face. Une fois que vous aurez ESTIMÉ l’effort pour chaque Scénario utilisateur (User Story), vous devriez y ajouter un % de temps supplémentaire requis pour effectuer chacun des Scénarios utilisateurs identifiés (ou si vous voulez être plus granulaire, faites-le par Tâche, à vous de décider).

RÈGLES D’OR

• CONTINGENCE (Buffer – HR) : Un élément controversé puisque la plupart de gens disent que Buffer et Risque ne sont qu’une seule et même chose. Notre point de vue là-dessus est qu’on devrait l’ajouter, mais il doit être calculé séparément parce qu’une contingence (buffer) est plus une façon d’arrondir qu’autre chose et que le projet sur lequel vous travaillez n’a peut-être aucun risque associé. Aussi, surtout dans un cas où l’effort est calculé à tarif fixe, l’ajout d’une contingence devient important parce qu’elle nous donne un peu de flexibilité et un certain niveau de confort.

RÈGLES D’OR

• FACTEUR DE RISQUE (%) :  Pour chaque Scénario utilisateur (ou chaque Tâche, selon ce que vous aurez choisi comme variable), il y a un élément de risque associé. Bien que la manière dont peut être défini le Risque soit sujette à discussion, voici une liste des différents niveaux. (Pour plus de détails, voir mon récent blogue sur les Facteurs de risque.)

• GESTION DE PROJET (HR) :  Il ne faudrait pas oublier la Gestion de Projet – qui ne se calcule pas de la même façon que la gestion de PROGRAMME, ce dernier étant ajouté en surplus et suivant la même règle. Dans ce cas-ci, concentrez-vous sur les tâches d’un gestionnaire de projet sans vous limiter à l’affectation de ressources, aux horaires, à la priorisation, à la coordination avec les équipes internes et externes, aux rapports de statut et autres. Gardez en tête qu’il y a généralement une plus forte demande pour un gestionnaire de projet au début et à la fin de tout projet.

RÈGLES D’OR

CONCLUSION

L’Estimation de temps est un sujet qui peut couvrir très large et dépendre de plusieurs facteurs selon votre type d’organisation, le genre de service que vous offrez, la façon dont l’organisation voit les projets, etc. Le but ici était simplement d’illustrer certains principes qu’il faudrait garder en tête lors d’une estimation des efforts requis, peu importe l’aspect financier derrière.

Et n’oubliez pas qu’il ne s’agit que d’une estimation… et non d’une valeur absolue !