INTRODUCTION

Nos vies débordent de choses à faire, à voir, à planifier… au travail, nous sommes bombardés de nouvelles tâches à exécuter tout en maintenant le cap sur nos projets. Et en plus, qui s’insèrent ici et là dans un agenda déjà bien garni, nous avons des réunions, séminaires, formations… et dieu sait quoi d’autres qui nous tombent dessus. Il nous faut garder un certain contrôle de tout ça… mais comment? En appliquant une bonne méthode de gestion de temps à tout ce chaos.

Jetez un coup d’œil à votre agenda des dernières semaines… Combien de fois avez-vous dit “Désolé pour mon retard”, “Je suis à vous dans 10 minutes”, et quoi d’autre encore… Pourquoi devons-nous toujours courir, déplacer ou reporter ce que nous faisons? …

Excellente question! C’est ici que nous entrons dans le vif du sujet : si on veut garder le cap, il faut savoir se prémunir d’une bonne méthode de gestion de temps.

(NDR : Ce document n’est pas une formation sur la méthode mais plutôt une description à haut niveau pour vous aider à comprendre l’essence d’une telle approche. Aussi, je tiens à préciser qu’il existe plusieurs types de méthode de gestion de temps, qui suivent différentes approches et différentes variantes. Libre à vous de choisir la méthode qui répond le mieux à vos besoins, et de l’adapter comme bon vous semble.)

QUOI

Bonne question, encore une fois! Qu’EST-CE qu’une méthode de gestion de temps. Eh bien, c’est ce qui nous permet de garder le contrôle sur nos vies, nos projets, nos parcours, ce qui influence directement notre estimation de temps (une méthode que nous avons déjà abordée dans un blogue plus récent) et vient l’enrichir.

Vous êtes probablement en train de vous dire que vous êtes déjà bien ferré en gestion de temps, ça marche bien pour vous, aucun souci de ce côté.

D’accord, mais essayons juste de voir si c’est vraiment le cas.

QUAND

Ça touche pas mal tout, mais lorsque vous combinez cela à une « Méthode d’estimation de temps » (un sujet discuté dans le dernier blogue) et à vos projets AGILE et SCRUM, vous pouvez être certain que le volet coordination prendra de l’ampleur.

COMMENT

Alors pourquoi, en tant que professionnels qui respirons le stress et prenons des décisions importantes tous les jours, avons-nous de la difficulté à gérer notre temps? Tout simplement parce que nous oublions d’appliquer certains principes qui, pourtant, ne sont ni nouveaux ou hors de l’ordinaire, mais pour une raison quelconque, nous avons tendance à ne pas les prendre en considération.

L’objectif de ce qui suit a pour but de vous présenter une méthode qui peut facilement s’appliquer à la gestion de votre agenda, qu’il soit professionnel ou personnel; toutefois alors que certains de ces principes s’appliquent à la façon dont vous planifiez vos projets, votre staff, ou pour votre entreprise en général, ils peuvent aussi s’appliquer à votre agenda personnel… mais nous avons choisi ici de ne mettre l’emphase que sur le côté professionnel de la chose.

Commençons par décrire ce que vous devriez prendre en considération lorsque vous gérez votre temps selon les trois niveaux que voici :

LA BASE – il s’agit du minimum que vous devriez garder en tête;

INTERMÉDIAIRE – ce sont les éléments qui vous permettront de minimiser les délais;

AVANCÉ – enfin, le but ultime pour vous permettre de gérer pleinement votre temps.

Gardez en tête qu’aucun n’est exclusif ou dépendant de l’autre. Il n’est pas nécessaire non plus d’appliquer tous les aspects ou de suivre une séquence particulière pour améliorer votre gestion de temps.

Encore une fois, nous ferons référence à ce que nous appelons nos RÈGLES D’OR, il ne s’agit ici qu’un terme lié aux bonnes pratiques apprises et acquises par Emyode avec son expérience sur le terrain.

LA BASE

Commençons par la base :

• CONTINGENCE (BUFFER) : Encore une fois, nous parlons de Contingence, même si ici nous ne parlons ni de Gestion de projet ou d’Estimation de temps. Mais vous savez quoi? Dans la vie de tous les jours, c’est quelque chose à prendre en considération. Pensez-y… il y a toujours des surprises, un appel imprévu d’un contact ou d’un collègue, en plus de tout ce qui se passe dans le cours normal d’une journée (pas d’inquiétude, nous n’irons pas dans les détails ici), alors pourquoi prenons-nous la décision de les ignorer? On ne devrait pas.

RÈGLES D’OR

• QUOTIDIEN : Chaque jour, nous suivons une certaine façon de faire que nous appliquons automatiquement parce que cela fait partie de notre routine quotidienne. Pensons au temps consacré à la revue rapide des courriels de la veille dès notre arrivée au bureau, pour se chercher un café, le lunch, le gym et j’en passe. Certes, il s’agit de moments flexibles et nous pouvons les remettre à plus tard ou les annuler, mais il faut quand même les prévoir dans notre agenda, même si c’est avant le début officiel de votre journée de travail. Ce qui veut dire que si votre journée est de 9 à 5, et que vous arrivez habituellement à 8 heures pour débuter votre journée, il faut le mettre au calendrier.

RÈGLES D’OR

INTERMÉDIAIRE

PRÉ- ET POST- : Nous savons tous qu’il y a toujours un AVANT et un APRÈS à tout ce que nous faisons. Alors pourquoi ne le prenons-nous pas en considération? Lorsqu’on planifie pour une réunion, un lunch, un voyage, etc., il est important de prendre note des tâches qui doivent se faire avant et celles qui viendront après.

Maintenant, vous vous demandez peut-être ce que sont ces « PRÉ- » et ces « POST- », regardons ensemble de quoi il s’agit :

PRÉ- :

• PRÉPARATION : Lorsque vous avez une réunion, que ce soit en personne ou au téléphone (et nous incluons ici tous les types, que ce soit via Teams, un appel conférence, etc.), il faut toujours se préparer, que vous soyez leader ou participant. Vous devez peut-être organiser une salle, installer votre ordinateur pour une présentation, ou encore initier un appel conférence, vous familiariser avec un document, changer d’étage ou de bureau, par exemple, et vous faites tout ça dans le but d’être fin prêt pour le début de la réunion. À prendre aussi en ligne de compte, vos déplacements (voir la section qui suit). Une fois arrivé à destination, vous aurez aussi besoin de vous inscrire à la réception ou obtenir un laissez-passer, ou autre. Rappelez-vous de garder cette dernière étape distincte du temps de déplacement afin de vous assurer que vous ne sous-estimez pas ce détail.

RÈGLES D’OR

• DÉPLACEMENT VERS LA DESTINATION : Vous avez une réunion chez un client ou vous assistez à un Salon commercial ou encore, votre réunion est prévue en début de votre journée. Vous devez vous y rendre en voiture, en vélo ou même en marchant, peu importe, vous devez vous y rendre d’une façon ou d’une autre. Et n’oubliez pas que lorsque vous vous rendez quelque part, vous devrez possiblement vous enregistrer, laisser votre manteaux, etc. et ceci fait aussi partie des éléments de préparation (vous référer à la section sur la Préparation ci-dessus). Nous l’oublions toujours, mais il est important de le planifier correctement. De nos jours, il est relativement simple de planifier nos déplacements avec des outils comme Google Maps ou autres.

RÈGLES D’OR

POST- :

• CLÔTURE : Vous avez terminé votre réunion, avez eu une discussion formidable, maintenant vous devez dire « au revoir », ramasser votre équipement, remettre votre laissez-passer, prendre votre manteau, et autres tâches similaires à la PRÉPARATION mais en sens inverse. Et maintenant, vous vous doutez sûrement de ce qui s’en vient… ça prend aussi du temps et nous devons l’inclure au calendrier.

RÈGLES D’OR

• CHEMIN DU RETOUR : Quelle surprise! Vous devez revenir au bureau ou à la maison, alors il faut tenir compte des mêmes considérations que vous aviez estimées pour votre déplacement vers votre destination.

RÈGLE D’OR

AVANCÉ

Puisque vous êtes rendu ici, c’est que vous êtes prêt à passer à la section Avancé. Alors, sans plus tarder… voici la grande révélation qui vous permettra de gérer pleinement votre temps.

• FACTEUR DE RISQUE :  Pourquoi penser à ajouter un facteur de risque pour une réunion? Ça n’a aucun sens direz-vous car vous n’êtes pas en train de gérer un projet! Essayons de voir les choses sous un autre angle. Pensez à tous les types de réunions que vous avez pu avoir tout au long de votre carrière et rappelez-vous celles où vous avez dit « Ok. Celle-ci ne sera pas facile!”. Ou lorsque vous êtes en train de préparer l’agenda et que vous réalisez qu’un des éléments risque d’amener bien des questions. Qu’êtes-vous en train de faire lorsque vous pensez ainsi? Eh bien, la même chose que lorsque vous planifiez pour une tâche d’un plan de projet et que vous l’identifiez comme un facteur de risque (vous référer à ces articles : Méthode de gestion du risque et Méthode d’estimation de temps). Aucune différence! Pensez seulement à tous les sujets qui peuvent causer une possible controverse et générer plus de questions que prévu. Alors voilà pourquoi vous devez ajouter ceci à votre Estimation de temps pour votre réunion.

RÈGLES D’OR

CONCLUSION

Une méthode de gestion de temps fonctionne indépendamment de toute méthode utilisée pour gérer un projet (peu importe que vous suiviez la méthodologie En cascade (Waterfall), Scrum, Lean, Agile ou autres). Il s’agit simplement d’une meilleure façon pour vous de gérer votre temps, personnel ou professionnel, et en aucun cas, vous êtes obligé de tout prendre. Vous pouvez choisir d’utiliser certains points, les essayer, et voir si ça fonctionne pour vous.

Et il faut TOUJOURS se rappeler que c’est VOUS qui gérez la méthode, et non la méthode qui vous gère.