INTRODUCTION
On le sait… des situations de crise, ça peut arriver n’importe quand. Rappelez-vous cet appel à 2 h du matin pour vous dire que l’air conditionné est tombé dans la salle des ordinateurs… ou qu’il y a de la fumée qui semble sortir de votre édifice… ou encore que vos serveurs de production sont en panne et votre DR ne fonctionne pas. Gestion de crise. Je suis convaincu que vous êtes sorti du lit avec un grand sourire aux lèvres… bien entendu?!
Mais si vous aviez ce sourire, c’est parce que vous étiez déjà préparé, structuré et capable de composer avec ce genre de situations imprévues.
(NDR : Ce document n’est pas une formation sur la méthode mais plutôt une description à haut niveau pour vous aider à comprendre l’essence d’une telle approche. Aussi, je tiens à préciser qu’il existe plusieurs types de méthode de gestion de crise, qui suivent différentes approches et différentes variantes. Libre à vous de choisir la méthode qui répond le mieux à vos besoins, et de l’adapter comme bon vous semble.)
QUOI
Je ne crois pas que j’ai besoin d’expliquer ce qu’est une situation de crise… qu’on appelle parfois une catastrophe, un désastre, une urgence, un trouble… vous saisissez l’idée. Ce dont nous voulons parler ici, c’est davantage sur le comment vous pouvez vous préparer afin garder le contrôle de la situation.
Gardez en tête que GÉRER une crise et RÉSOUDRE une crise sont deux choses bien différentes.
La méthode que l’on verra ici peut convenir à tout type de crise, mais vous pouvez l’adapter aussi selon vos besoins.
QUAND
La réponse est assez évidente : vous débutez votre GESTION DE CRISE aussitôt que la situation de crise émerge… ainsi, vous devez avoir un plan d’action bien en place.
COMMENT
Voilà une bonne question… non pas parce que c’est difficile à répondre, mais plutôt parce que, tel que mentionné plus haut, nous avons tendance à confondre approche et solution.
RÈGLES D’OR
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S’ORGANISER
Un point important dans une gestion de crise est votre capacité de gérer votre temps différemment (référez-vous à mon blogue Méthode de gestion de temps pour quelques idées).
Et pour vous aider à mieux gérer votre temps, vous aurez besoin d’une approche. Voici les principaux éléments à mettre en place lorsque vient le temps de s’organiser.
- RÉUNIONS : Oui… nous commençons par organiser des réunions… parce qu’en temps de crise, il est primordial de s’assurer qu’une bonne communication existe entre tous les membres de la cellule de gestion de crise. La raison derrière est pour s’assurer que toute contrainte, point de coordination, blocker, etc. soit discuté et confirmé. Optez pour l’approche d’un projet qui ne dure qu’UNE SEULE JOURNÉE.
- COMMUNICATION : Assurez-vous d’établir un Plan de communication proactif et de garder l’organisation et l’équipe de gestion bien au flair avec ce qui se passe.
RÈGLES D’OR
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- LISTE DE CONTACTS TIERCES : Assurez-vous que votre liste de fournisseurs et partenaires par catégorie est à jour, ainsi vous aurez toujours un contact sur qui compter si besoin il y a.
RÈGLES D’OR
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- COORDINATION : Simplifiez votre façon de coordonner les efforts le plus possible en vous aidant d’une liste de tâches standard prédéfinies qui s’appliquera à chaque situation. Utilisez votre liste de contacts tierces pour catégoriser chacun des points.
RÈGLES D’OR
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- SIMULATION : Au court de l’année, il est important de garder en tête qu’il vous faut tester votre plan de GESTION DE CRISE afin de vous assurer qu’il est toujours adapté à vos équipes et aux besoins de votre organisation. Comme vous le savez, les choses changent avec le temps, que l’on parle d’acquisition de compagnie, de nouveaux partenariats, etc. Tout ceci peut affecter la façon dont vous aurez à coordonner une situation de crise.
RÈGLES D’OR
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MAIS… PEUT-ON RENDRE ÇA PLUS SIMPLE?
D’accord… maintenant que vous connaissez les principaux éléments qui devraient faire partie de votre GESTION DE CRISE, ne devriez-vous pas songer à minimiser ces dites urgences?
Il existe des outils et des approches sur le marché qui peuvent aider votre organisation à conjuguer avec des situations fâcheuses. Dans votre introspective (référez-vous à mon blogue Gestion du cheminement organisationnel pour plus d’information sur le sujet), il serait intéressant de regarder certaines options comme le nuage, la virtualisation, etc.
La majorité de ces outils ont énormément évolué en maturité et peuvent maintenant minimiser de beaucoup les impacts qu’un trouble peut avoir sur votre organisation. Personne ne veut voir sa compagnie en panne sèche… parce que pour la plupart de nous, nos utilisateurs et nos clients sont notre gagne-pain après tout.
Alors gardez tout ceci en tête… et planifiez dans le but de vous simplifier la vie.
CONCLUSION
Une catastrophe peut toujours arriver… tout le monde le sait. Si cet article a pu vous apporter quelques idées, c’est merveilleux. Mais n’oubliez pas celle-ci… PLANIFIEZ POUR MINIMISER les troubles possibles en passant en revue ce que vous pouvez changer dans vos TI et vos technologies pour rendre le tout plus simple.
Bonne chance!
